7.1. Совещания, семинары, собрания, другие организационно-массовые мероприятия (далее - мероприятия) проводятся администрацией по мере необходимости. В дни общенародных и государственных праздников, общероссийских памятных дат проводятся городские торжественные и культурно-массовые мероприятия.
7.2. Планирование мероприятий с участием главы осуществляется отделом обеспечения деятельности главы администрации города Пензы (далее - отдел обеспечения деятельности главы) на основании еженедельного плана основных мероприятий, проводимых администрацией города и органами местного самоуправления.
7.3. Заместителем (первым заместителем) главы, назначенным главой ответственным за подготовку и проведение мероприятия, определяется структурное подразделение администрации, орган местного самоуправления, либо работник, деятельность которого он непосредственно координирует и контролирует, ответственным за организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения мероприятия (далее - ответственное подразделение).
При проведении мероприятий с участием главы, на которых рассматриваются вопросы, решение которых относится к компетенции 2-х и более заместителей главы, или вопросы повестки совещания не входят в перечень вопросов местного значения городского округа, руководителя, ответственного за проведение совещания, определяет глава (первый заместитель главы).
7.4. Персональную ответственность за своевременную подготовку и организованное проведение мероприятий несут первый заместитель, заместители главы, руководители структурных подразделений администрации, органов местного самоуправления, ответственные за подготовку и проведение мероприятий.
7.5. Не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения мероприятия (если не установлен иной срок) ответственным подразделением предоставляются в отдел обеспечения деятельности главы на бумажном носителе и в электронном виде следующие документы:
1) Программа (повестка), сценарий и порядок проведения мероприятия.
2) Протокол (постановление, распоряжение) о подготовке к мероприятию (при наличии).
3) Списочный состав участников мероприятия.
4) Планируемое количество участников при проведении мероприятий с массовым пребыванием людей.
5) Список выступающих с проектами выступлений и презентациями (в случае необходимости).
6) Информационная справка по тематике мероприятия.
7) Проект протокола совещания по рассматриваемым вопросам или проект итогового документа, если таковой предполагается принять на мероприятии.
8) Иная информация.