7.7.1. Документы Архивного фонда Орловской области, образовавшиеся в органах исполнительной власти - источниках комплектования бюджетного учреждения Орловской области "Государственный архив Орловской области", по истечении сроков их временного хранения в архиве органа исполнительной власти передаются на постоянное хранение в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области".
7.7.2. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии в соответствии с научно-справочным аппаратом.
7.7.3. Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с работником бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области" проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами органа исполнительной власти.
7.7.4. Вместе с документами передаются четыре экземпляра описи дел, документов постоянного хранения. После приема дел работниками государственного архива на всех экземплярах описи дел проставляются отметки о приеме дел (три экземпляра описи остаются в государственном архиве, один возвращается в орган исполнительной власти). При первой передаче документов в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области" орган исполнительной власти передает историческую справку к фонду; при последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.
7.7.5. Передача документов постоянного хранения в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области" оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение 28), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой - в передающем органе исполнительной власти.
7.7.6. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов исполнительной власти, передающих документы.
Досрочная передача документов на постоянное хранение осуществляется при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов в органе исполнительной власти, угрозе их утраты и при наличии свободных архивных площадей в бюджетном учреждении Орловской области "Государственный архив Орловской области" на основании договора органа исполнительной власти и бюджетного учреждения Орловской области "Государственный архив Орловской области".
7.7.7. В случае ликвидации органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области" независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел, документов и номенклатуре дел.