6.3.1. Поступающие документы регистрируются независимо от способа их доставки в пределах выделенных документопотоков. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.
Регистрация документов осуществляется в день поступления в течение рабочего времени. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий день. Направление на рассмотрение документов, поступивших после 17:00, осуществляется на следующий рабочий день.
Документы, поступившие в адрес Губернатора Орловской области, иные документы с указаниями по исполнению (резолюциями) Губернатора Орловской области, срочные документы регистрируются и передаются на рассмотрение незамедлительно.
(в ред. Распоряжения Правительства Орловской области от 01.07.2022 N 462-р)
6.3.2. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами. Соответствующие сведения о поступившем электронном документе вносятся в ЭРК.
При передаче зарегистрированного документа в другой орган исполнительной власти (структурное подразделение), другому должностному лицу отметка о поступлении вторично не проставляется.
Документу, поступившему по разным средствам связи, присваивается один и тот же регистрационный номер.
Регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах календарного года. При регистрации также может использоваться классификатор должностных лиц, органов исполнительной власти и их структурных подразделений, индекс по номенклатуре дел, иные цифровые и буквенные обозначения.
6.3.3. Документы, поступающие на бумажном носителе, включаются в СЭД в виде электронных копий (сканируются), регистрируются и после рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей - по месту нахождения ответственного исполнителя) или остаются в службе делопроизводства и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти.
Не подлежат сканированию и передаются на рассмотрение и исполнение на бумажном носителе документы с отметками о конфиденциальности (в том числе с пометкой "Для служебного пользования"), документы, прошитые и скрепленные печатью, книги, брошюры, документы форматом более A4, иные аналогичные материалы.