ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННЫХ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) СРОКОВ ХРАНЕНИЯ И ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
(в ред. Распоряжения Правительства Орловской области от 02.02.2024 N 67-р)
1. В органах исполнительной власти в каждом структурном подразделении ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, по которым документы сдаются на архивное хранение.
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела, документы постоянного хранения; дела, документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу; электронные документы. На дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения описи не составляются.
2. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел органа исполнительной власти, по которым дела сдаются на архивное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной Инструкцией форме и представляются в орган исполнительной власти не позднее чем через 1 год после завершения дел в делопроизводстве.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:
1) порядковый номер дела (тома, части) по описи;
2) индекс дела (тома, части);
3) заголовок дела (тома, части);
4) крайние даты дела (тома, части);
5) срок хранения дела (для описей дел временных сроков хранения);
6) количество листов в деле (томе, части).