Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией и иными нормативными документами, согласование с должностными лицами органов исполнительной власти (внутреннее согласование) и, при необходимости, заинтересованными органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями (внешнее согласование), последующее незамедлительное представление руководителю на подписание возлагается на исполнителя документа.
Перед представлением проекта документа на подпись руководителю исполнитель обеспечивает и проверяет правильность содержания и оформления, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа рассылки, иных документов.
Для отправки документов, не имеющих адресной части, исполнителем готовятся сопроводительные письма.