4.3.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятых по ним решений на совещаниях и заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных и иных органов.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных текстов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов в срок не более 3 рабочих дней с даты проведения мероприятия.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при последней ход обсуждения вопроса опускается и фиксируется только принятое по нему решение.
4.3.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих и, при необходимости, приглашенных лиц. При значительном количестве присутствующих к протоколу прилагается список, во вводной части протокола делается соответствующая ссылка ("Список присутствующих прилагается"). Должности могут указываться в обобщенной форме.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - решили. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, при этом делается отметка "Текст выступления прилагается".
Решение вносится в текст протокола на основании записей, сделанных в ходе мероприятия (аудиозаписи), с учетом предварительно подготовленного проекта решения, иных материалов. Решение строится по схеме: содержание, ответственные, сроки исполнения. При необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против - ..., воздержалось - ...". Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается после соответствующего решения.
Решение содержит поручения руководителей подчиненным им должностным лицам в соответствии со структурой органов исполнительной власти, неподчиненным лицам - по согласованию с их руководителями, внешним субъектам - в рекомендательном порядке.
4.3.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, присутствующих, а также приглашенных лиц.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от них - инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:
Присутствовали: | |
Руководитель Департамента... | - И.О. Фамилия |
Руководители общественных организаций | - И.О. Фамилия |
И.О. Фамилия | |
И.О. Фамилия |
В основной части протокола указываются вопросы в соответствии с повесткой дня и принятые по ним решения.
Наименование вопроса нумеруется римской или арабской цифрой, печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Затем указываются принятые по вопросу решения.
4.3.4. Протокол составляется секретарем координационного или совещательного органа, помощником руководителя либо ответственным специалистом по указанию руководителя с привлечением, в случае необходимости, специалистов по рассмотренным на заседании (совещании) вопросам. Протокол подписывается председательствующим.