6.12.1 Электронный документооборот в органах исполнительной власти осуществляется с использованием СЭД. Доступ к работе в СЭД органа исполнительной власти должны иметь только зарегистрированные пользователи.
6.12.2. Прохождение электронных документов, составление, оформление и согласование проектов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Орловской области.
6.12.3. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.
При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органов исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органах исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее) документ.
6.12.4. Документы органа исполнительной власти могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с органом исполнительной власти в сфере архивного дела.
6.12.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти.
Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей базе СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.
В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством органа исполнительной власти или в ходе согласования проекта документа заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.
Службы делопроизводства органов исполнительной власти в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).
Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер.
При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется органами исполнительной власти, им присваивается учетный внутрисистемный номер.