В Инструкции используются следующие основные понятия:
1) документирование - запись информации на носителе по установленным правилам;
2) делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
3) документационное обеспечение (управления) - деятельность, обеспечивающая функции управления документами;
4) управление документами - деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду органа исполнительной власти;
5) архивное дело - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
6) архив (архивохранилище) - подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) органа исполнительной власти, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;
7) документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
8) архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
9) электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
10) автор документа - организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ;
11) вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;
12) оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;
13) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;