7.1.1. Документальный фонд органа исполнительной власти - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности.
Документальный фонд органа исполнительной власти составляют документы, созданные в органе исполнительной власти и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. Документальный фонд Администрации Губернатора и Правительства Орловской области включает в себя документы Губернатора Орловской области и его заместителей.
Единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде является дело.
7.1.2. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для формирования дел и составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел органа исполнительной власти включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.
7.1.3. Номенклатура дел составляется службой делопроизводства на основе положений об органе исполнительной власти и его структурных подразделениях, регламента органа исполнительной власти, других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти.
7.1.4. В органе исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 12) и номенклатура дел органа исполнительной власти (сводная) (приложение 13).
Номенклатура дел органа исполнительной власти (сводная) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется специалистом, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается со службой делопроизводства органа исполнительной власти, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства органа исполнительной власти.
Вновь созданное или реорганизованное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводства органа исполнительной власти, которая после согласования и утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел органа исполнительной власти.
Методическое содействие при составлении номенклатуры дел органа исполнительной власти оказывает бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области".
7.1.5. Номенклатура дел органа исполнительной власти разрабатывается в конце каждого года, подлежит согласованию с центральной экспертной комиссией органа исполнительной власти (далее также - ЦЭК) и утверждается руководителем органа исполнительной власти или уполномоченным им лицом.