7.6.1. Организация хранения и обеспечение сохранности архивных документов в органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов.
Хранение архивных документов в органе исполнительной власти обеспечивается реализацией комплекса мероприятий, направленных на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состоянии, минимизацию рисков их порчи и (или) утраты.
7.6.2. Архив размещается в здании или отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям.
Единицы хранения должны размещаться в архивохранилище на стеллажах или в шкафах (сейфах).
При отсутствии в органе исполнительной власти архивохранилища архивные документы размещаются в запирающихся шкафах, сейфах.
7.6.3. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния в плановом порядке.
Проверка наличия документов на бумажном носителе должна производиться не реже одного раза в 10 лет (с пометкой "Для служебного пользования" - не реже одного раза в 5 лет.
7.6.4. Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) назначается:
а) при смене лица, ответственного за архив органа исполнительной власти;
б) при подготовке архивных документов к передаче в бюджетное учреждение Орловской области "Государственный архив Орловской области";
в) после массового перемещения архивных документов, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;
г) при реорганизации органа исполнительной власти.
7.6.5. Архивные документы выдаются во временное пользование на основании письменного разрешения руководителя органа исполнительной власти или уполномоченного им лица:
а) судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;