3.1. Организатор мероприятия за семь рабочих дней до мероприятия формирует рабочую группу по подготовке мероприятия с участием Губернатора области (далее - рабочая группа). Помимо сотрудников управления протокола Губернатора области, в рабочую группу входят представители организатора мероприятия, управления массовых коммуникаций Правительства области и других структурных подразделений Правительства области и органов исполнительной власти области (в статусе не ниже руководителя либо заместителя руководителя) в рамках компетенции, в случае организации мероприятия на территории муниципального образования области - глава муниципального образования области.
3.1.1. Не позднее чем за пять рабочих дней до даты проведения мероприятия рабочая группа выезжает на место проведения мероприятия, где организует необходимую протокольно-организационную деятельность по подготовке мероприятия с участием Губернатора области.
При осуществлении деятельности рабочей группы отдельное внимание уделяется следующим вопросам:
- оценка благоустройства посещаемой территории;
- формирование маршрута движения по объектам (с последовательным расположением объектов, осмотром этих объектов и подготовкой порядка их посещения);
- техническое и санитарное состояние посещаемого объекта;
- доступность средств связи;
- при подготовке рабочей встречи, совещания - наличие необходимой мебели (в том числе для президиума), государственной символики, трибуны для выступающих;
- техническое обеспечение, подготовка освещения, звукоусиливающей аппаратуры, звукозаписывающей аппаратуры, видеоаппаратуры, мультимедийного оборудования, системы вентиляции и кондиционирования (в случае необходимости);
- другие аспекты подготовки мероприятия.
3.1.2. В случае неготовности объекта к организации мероприятия первый заместитель руководителя администрации Губернатора области вносит на рассмотрение Губернатора области предложение об отмене участия Губернатора области в данном мероприятии.
3.2. Организатор мероприятия не позднее чем за три рабочих дня до начала мероприятия представляет в управление протокола Губернатора области заявку на использование необходимой протокольной символики (флаги, таблички, папки, кувертные карты), в управление делами Правительства области - заявку на бронирование аудитории для проведения мероприятия в здании Правительства области.
3.3. Управление протокола Губернатора области не позднее чем за три рабочих дня до начала мероприятия представляет в управление делами Правительства области заявки на обеспечение мероприятия с участием Губернатора области питьевой водой, цветами, сувенирами и подарками, приобретенными Правительством области в соответствии с требованиями действующего законодательства.
В случае если мероприятие имеет внеплановый или срочный характер, необходимые заявки оформляются в день включения мероприятия в план работы Губернатора области.