16.1. Номенклатура дел.
Номенклатура дел составляется в каждом отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа на основе действующих типовых, либо отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения. Требования к оформлению номенклатуры дел представлены в Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа.
Составленная номенклатура дел подписывается составителем, после чего подлежит согласованию на заседании экспертной комиссии (далее ЭК) данного органа управления.
После согласования номенклатуры дел на заседании ЭК, номенклатура дел, передается в отдел по делам архивов администрации городского округа для подготовки заключения и направления ее для дальнейшего согласования на заседании Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Забайкальского края (далее ЭПК).
Согласованная протоколом ЭПК номенклатура дел утверждается руководителем органа управления. Копия утвержденной номенклатуры передается в отдел по делам архивов для организации текущего контроля.
Номенклатура дел согласовывается с архивным органом не реже одного раза в 5 лет.
В случае изменения функций и структуры в отраслевом (функциональном) или территориальном органе администрации городского округа, а также при заведении дополнительных дел, номенклатура дел подлежит пересоставлению и пересогласованию, о чем в письменном виде сообщается в отдел по делам архивов.
16.2. Описи дел.
В отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа описи дел составляются ежегодно по истечении делопроизводственного года, по установленной форме под непосредственным методическим руководством отдела по делам архивов, но не позднее 2 лет, после окончания делопроизводственного года.
Требования к оформлению описей дел, а также установленные формы описей представлены в Инструкции по делопроизводству в администрации городского округа.
Составленная опись дел подписывается составителем, после чего подлежит согласованию на заседании экспертной комиссии (ЭК) данного органа управления.
После согласования описи дел на заседании ЭК, опись дел передается в отдел по делам архивов администрации городского округа для подготовки заключения и направления их для дальнейшего согласования (утверждения) на заседании ЭПК.
Согласованная протоколом ЭПК опись дел утверждается руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа администрации городского округа. После чего, 3 экземпляра описи дел постоянного хранения и 3 экземпляра описи дел по личному составу передается в отдел по делам архивов для организации последующего контроля и планирования приема документов на муниципальное хранение по истечении сроков ведомственного хранения документов в отраслевом (функциональном) и территориальном органе администрации городского округа.
16.3. Прием и последующее хранение дел.