ГОСТ Р ИСО 30401-2020

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА ЗНАНИЙ

Основные требования

Knowledge management systems. Requirements

ОКС 03.100.30

Дата введения 2021-01-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью "НИИ экономики связи и информатики "Интерэкомс" (ООО "НИИ "Интерэкомс"), Ассоциацией специалистов и экспертов менеджмента знаний "КМ-АЛЬЯНС", Научно-Техническим Центром "Газпром нефти" ("Газпромнефть НТЦ"), Высшей школой менеджмента Санкт-Петербургского государственного университета, Обществом с ограниченной ответственностью "ЛУКОЙЛ-НИЖЕГОРОДСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ И ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ ПО ПЕРЕРАБОТКЕ НЕФТИ" (ООО "ЛУКОЙЛ-НИЖЕГОРОДНИИНЕФТЕПРОЕКТ") на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 100 "Стратегический и инновационный менеджмент"

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29 сентября 2020 г. N 695-ст

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 30401:2018* "Системы менеджмента знаний. Основные требования" (ISO 30401:2018 "Knowledge management systems - Requirements", IDT).

____________________________

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.

ИСО 30401 разработан подкомитетом ТК 260 "Управление человеческими ресурсами" Международной организации по стандартизации (ИСО)

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 Некоторые положения международного стандарта, указанного в пункте 4, могут являться объектом патентных прав. Международная организация по стандартизации (ИСО) и Международная электротехническая комиссия (МЭК) не несут ответственности за идентификацию подобных патентных прав

Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок - в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (www.gost.ru)

Введение

0.1 Назначение настоящего стандарта

Настоящий стандарт, относящийся к стандартам на системы менеджмента, предназначен для поддержки организаций в разработке системы менеджмента, которая результативно продвигает и обеспечивает создание ценности с использованием знаний.

Менеджмент знаний - это дисциплина, ориентированная на способы и средства, которыми организации создают и используют знания. Менеджмент знаний не имеет общепринятого определения и ранее не подпадал под действие международных стандартов на системы менеджмента. Существует множество известных барьеров на пути успешного менеджмента знаний, которые еще предстоит преодолеть, вопросов, требующих уточнения относительно других дисциплин (например, информационного менеджмента), а также распространенных заблуждений относительно возможных способов реализации менеджмента знаний (например, существует мнение о том, что приобретение соответствующей информационной системы является достаточным условием для создания ценности через менеджмент знаний).

Каждой организации следует разработать подход к менеджменту знаний, зависящий от ее бизнес- и операционной среды и отражающий конкретные потребности организации и планируемые результаты.

Цель настоящего стандарта заключается в формулировании обоснованных руководящих принципов и требований в области менеджмента знаний, используемых в качестве:

a) рекомендаций для организаций, которые стремятся приобрести компетенции по увеличению ценности корпоративных знаний;

b) основы для проведения аудита, сертификации, оценки и выявления компетентных организаций силами внутренних и внешних общепризнанных аудиторских организаций.

0.2 Важность менеджмента знаний

a) Целью работы является получение ценных результатов. Полученные результаты создаются за счет применения знаний. Знания организации становятся ключевым фактором, определяющим ее результативность, улучшенное сотрудничество и конкурентоспособность.

b) Работа со знаниями становится все более значимой во многих обществах и организациях. Большинство экономик мира стремится стать экономиками знаний, в которых знания являются основным источником благосостояния. В этом контексте знания становятся ключевым активом организаций. Знания особенно важны для многих областей, поскольку они позволяют принимать результативные решения, поддерживать эффективность процессов и способствовать их совершенствованию, обеспечивать адаптивность и устойчивость, создавать конкурентные преимущества и даже становиться самостоятельным продуктом.

c) Повышение доступности знаний создает возможности для профессионального развития работников организации за счет их обучения, практик и обмена знаниями.

d) Организации больше не могут полагаться на спонтанное распространение знаний для поддержания темпа изменений. Напротив, знания должны целенаправленно создаваться, консолидироваться, применяться и многократно использоваться быстрее, чем происходят изменения.

e) Географически рассредоточенные и децентрализованные организации, использующие одни и те же процессы и предоставляющие идентичные услуги в различных регионах, могут получать большие выгоды от обмена практиками, экспертизой и обучения, преодолевая организационные границы.

f) Естественная убыль трудовых ресурсов и текучесть кадров в современном обществе оказывают влияние на менеджмент знаний. Во многих организациях критически важными знаниями часто владеют и/или отвечают за их сохранение отдельные эксперты, создавая риск утраты этих знаний в случае организационных изменений или увольнения этих экспертов.

g) Эффективный менеджмент знаний поддерживает сотрудничество между различными организациями, стремящимися к достижению общих целей.

Знания являются нематериальным активом организации, которым нужно управлять так же, как и любым другим активом. Его необходимо формировать, консолидировать, сохранять, распространять, адаптировать и применять для того, чтобы работники могли принимать результативные решения, предпринимать согласованные действия, решать проблемы на основе полученного опыта и инсайтов касательно будущего. Менеджмент знаний - это комплексный подход к повышению качества обучения и эффективности за счет оптимального использования знаний с целью создания ценности для организации. Менеджмент знаний поддерживает существующие процессы и стратегии развития, поэтому его необходимо интегрировать с другими организационными функциями.

0.3 Основополагающие принципы менеджмента знаний

a) Природа знаний: знания нематериальны и сложны, знания создаются людьми.

b) Ценность: знания являются ключевым источником создания ценности в организации, стремящейся к достижению намеченных целей. Поддающаяся определению ценность знаний состоит в их влиянии на организационные цели, видение, задачи, политики, процессы и результаты деятельности организации. Менеджмент знаний - это средство раскрытия потенциальной ценности знаний.

c) Фокусировка: менеджмент знаний служит целям, стратегиям и потребностям организации.

d) Адаптивность менеджмента знаний: не существует единого решения, связанного с менеджментом знаний, которое подходило бы всем организациям во всех контекстах. Организации могут разрабатывать собственный подход к определению области применения знаний и менеджмента знаний, к способам его реализации, исходя из собственных потребностей и контекста организации.

e) Общее понимание: люди создают свои знания, воспринимая получаемую информацию. Для достижения общего понимания менеджмент знаний должен включать взаимодействие между работниками, при необходимости используя для этого контент, процессы и технологии.

f) Среда: знаниями не управляют напрямую; менеджмент знаний фокусируется на управлении рабочей средой, тем самым содействуя формированию жизненного цикла знаний.

g) Культура: культура имеет критическое значение для эффективного менеджмента знаний.

h) Итеративность менеджмента знаний: менеджмент знаний должен осуществляться поэтапно, включая циклы обучения и получения обратной связи.

0.4 Область применения менеджмента знаний

Особенности менеджмента знаний зависят от особенностей конкретной организации.

В приложении А приведено описание области применения менеджмента знаний с учетом различных состояний знаний как сплошного, непрекращающегося потока их изменения.

В приложении B приведено пояснение области применения менеджмента знаний в сравнении с другими разновидностями менеджмента.

0.5 Краткие выводы

В настоящем стандарте определены требования к системам менеджмента знаний в тех организациях, которые позволят обеспечить их успешное внедрение. Требования настоящего стандарта являются достаточно гибкими и учитывают различия организаций в зависимости от их типа, характерных особенностей и потребностей.

     1 Область применения

В настоящем стандарте установлены требования к системам менеджмента знаний, а также приведены руководящие указания по их созданию, внедрению, поддержанию, анализу и совершенствованию с целью эффективного управления знаниями в организации независимо от ее типа и размера, а также предоставляемых видов продукции и услуг.

     2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте нормативные ссылки отсутствуют.

     3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями.

Организации ИСО и МЭК поддерживают терминологические базы данных для их использования в стандартизации по следующим адресам:

- платформа просмотра в режиме онлайн ИСО, которая доступна по адресу: https://www.iso.org/obp;

- IEC Electropedia, которая доступна по адресу http://www.electropedia.org/.

3.1 организация (organization): Лицо или группа людей, связанныx определенными отношениями, имеющих ответственность, полномочия и выполняющих свои функции для достижения их целей (3.8).

Примечание 1 - Понятие организации включает в себя, но не ограничивается следующими примерами: индивидуальный предприниматель, компания, корпорация, фирма, предприятие, орган власти, товарищество, ассоциация, благотворительное учреждение, а также их часть или их объединение, являющиеся или неявляющиеся юридическим лицом, государственные или частные.

3.2 заинтересованная сторона (interested party, предпочитаемый термин), стейкхолдер (stakeholder, допустимый термин): Лицо или организация (3.1), которые могут воздействовать на осуществление деятельности или принятие решения, быть подверженными их воздействию или воспринимать себя в качестве последних.

Примечание 1 - В менеджменте знаний потенциально каждый является заинтересованной стороной. Конкретные мероприятия по менеджменту знаний будут вовлекать конкретные заинтересованные стороны, например: сотрудники организации, ее руководство высшего звена (3.5), руководители проектов/подразделений/направлений деятельности организации, внешние потребители, инвесторы, партнеры и поставщики.

3.3 требование (requirement): Потребность или ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным.

Примечание 1 - Слова "обычно предполагается" означают, что это общепринятая практика организации (3.1) и заинтересованных сторон (3.2), что рассматриваемые потребности или ожидания предполагаются.

Примечание 2 - Установленным является такое требование, которое определено, например, в документированной информации (3.11).

3.4 система менеджмента (management system): Совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих элементов организации (3.1) для разработки политик (3.7), целей (3.8) и процессов (3.12) для достижения этих целей.

Примечание 1 - Система менеджмента может относиться к одному или нескольким аспектам деятельности.

Примечание 2 - Элементы системы менеджмента определяют структуру организации, роли и ответственность, планирование, функционирование, политики, практики, правила, убеждения, цели и процессы для достижения этих целей.

Примечание 3 - Область применения системы менеджмента может охватывать всю организацию, определенные функции организации, определенные части организации, одну или более функцию в группе организаций.

Примечание 4 - Система может включать особенности поведения и динамику каждого сотрудника или их группы.

3.5 руководство высшего звена, высшее руководство (top management): Лицо или группа людей, осуществляющих руководство и управление организацией (3.1) на высшем уровне.

Примечание 1 - Руководство высшего звена имеет право делегировать полномочия и предоставлять ресурсы в рамках организации.

Примечание 2 - Если область применения системы менеджмента (3.4) охватывает только часть организации, под руководством высшего звена подразумевают тех, кто осуществляет руководство и управляет этой частью организации.

3.6 результативность (effectiveness): Степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

3.7 политика (policy): Намерения и направления деятельности организации (3.1), официально сформулированные ее руководством высшего звена (3.5).

3.8 цель (objective): Результат, который должен быть достигнут.

Примечание 1 - Цель может быть стратегической, тактической или оперативной.

Примечание 2 - Цели могут относиться к разным аспектам (такие как финансовые цели, цели в области здоровья и безопасности, экологии), а также применяться на разных уровнях [например, стратегическом, организации (3.1) в целом, проекта, продукции и процесса (3.12)].

Примечание 3 - Цель может быть выражена различными способами, например в виде намеченного результата, намерения, критерия работы, цели менеджмента знаний (3.26), или другими словами с аналогичным значением (например, целевая установка, заданная величина, задача).

Примечание 4 - В контексте систем менеджмента знаний (3.28) цели управления знаниями устанавливаются организацией в соответствии с политикой управления знаниями для достижения конкретных результатов.

3.9 риск (risk): Влияние неопределенности.