Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по вопросам законности, правопорядка и безопасности (с изменениями на 15 июня 2020 года)

5. Правила подготовки и изготовления документов с помощью компьютерных средств и печатающих устройств

5.1. Техническое оформление (печатание) документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств.

Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:

единый стиль оформления документа;

соблюдение установленных размеров полей;

четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;

правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;

правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;

одинаковые абзацные отступы;

правильное оформление таблиц.

5.2. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

5.3. Правовые акты и документы Комитета изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники в виде файлов текстового процессора в форматах *.docx, *.doc, *.rtf, в виде файлов электронной таблицы в форматах *.xls, *.xlsx шрифтом Times New Roman размера N 12, через один межстрочный интервал.

5.4. Текст документов, размещаемых на бланках формата А4, А5 и А6, печатается через один межстрочный интервал. Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

5.5 Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1-1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и А6 - через 1 межстрочный интервал.

Между абзацами (пунктами) дополнительные интервалы не делаются. Отступ от левого поля в абзаце должен быть равен 10 мм.

В строке между словами не допускается наличия больших пробелов.

5.6. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля (отсчет ведется по количеству печатных знаков).

0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложений", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "ВЕРНО", а также слов "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПОСТАНОВЛЯЕТ", "ПОСТАНОВЛЯЮ", "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПРЕДЛАГАЮ".

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

5.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования документа" отделяют друг от друга 1,5 межстрочным интервалом, например:

5.8. При печатании текста документа следует выбирать такой вариант расстановки текстовых элементов и такую графическую форму слов, при которых восприятие текста является оптимальным.

5.9. Не допускается в тексте документа отрывать друг от друга и переносить на другую строку или страницу:

цифры одного числа;

инициалы и фамилию;