26.1. Постановка на учет и снятие с учета архивных документов в архиве осуществляется при их приеме, выбытии, а также по результатам выверки учетных документов, проверки наличия и состояния архивных документов, реставрации архивных документов, после которой одна единица хранения разделена на две и более или наоборот, описания документов, переработки описей дел, документов на основании:
акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 3 к Правилам);
акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение N 9 к Правилам);
акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 10 к Правилам);
акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 1 к Правилам);
акта о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны (приложение N 2 к Правилам);
акта возврата архивных документов собственнику;
акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов;
акта о технических ошибках в учетных документах;
акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных;
акта о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов;
акта описания архивных документов, переработки описей.
26.2. При приеме в архив архивных документов сведения о них вносятся в книгу учета поступлений документов.
Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд (объединенный архивный фонд, архивная коллекция) записывается в список фондов (приложение N 5 к Правилам), на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда (при необходимости), заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета аудиовизуальных документов.
Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов.
26.3. При выбытии архивных документов, в случае:
выбытия всех архивных документов, числящихся по описи дел, документов, номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей дел, документов в графе "Примечания" ставится отметка "Выбыла", номер и дата акта, на основании которого она выбыла;
выбытия всех архивных документов, составляющих архивный фонд, в списке фондов (приложение N 5 к Правилам) в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, номер и дата акта, на основании которого он выбыл.
При передаче всего архивного фонда из одного архива в другой архив передаются три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика.
При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр каждой его описи дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.
26.4. Изменения количества единиц хранения в результате поступления и выбытия архивных документов, проведения отдельных видов работ фиксируются во всех экземплярах описи дел, документов с составлением новой итоговой записи к ней, которая подписывается работником архива, ответственным за ведение учета, с указанием должности и даты составления.