10.1. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее - проверка наличия) в плановом порядке в сроки, предусмотренные пунктом 10.2 Правил.
Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) может быть назначена:
при смене руководителя архива и (или) заведующего архивохранилищем;
после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;
при реорганизации архива.
10.2. В государственном архиве, музее, библиотеке, научной организации плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится:
уникальных документов - ежегодно (с полистным просмотром);
документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, - ежегодно;
особо ценных документов - один раз в 10 лет;
аудиовизуальных документов - один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов - один раз в 15 лет);
кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года;
электронных документов на физически обособленных носителях - не реже одного раза в 5 лет.
Проверка наличия электронных документов в информационной системе архива осуществляется в автоматическом режиме.
Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности использования архивных документов, но не может быть реже одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет).
В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет.
10.3. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов.
10.4. Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в:
листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов);
акте проверки наличия и состояния архивных документов;
и при необходимости:
актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (приложение N 1 к Правилам).
10.5. В ходе проверки наличия архивных документов не допускается:
вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;
делать какие-либо пометки, исправления или записи в основных (обязательных) учетных документах.
10.6. По окончании проверки наличия архивных документов:
вносятся изменения в необходимые учетные документы;
в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп "Проверено", дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись;
коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива.