1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов | |||
155. | Перечни документов с указанием сроков хранения: | ||
а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
156. | Типовые и примерные номенклатуры дел: | ||
а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
157. | Номенклатуры дел организации | Постоянно (1) | (1) Структурных подразделений - 3 года |
158. | Альбомы, сборники унифицированных форм документов (шаблонов) в организации | До замены новыми | |
159. | Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) об организации и результатах контроля исполнения документов | 1 год (1) | (1) После снятия с контроля |
160. | Списки адресов обязательной рассылки документов (списки постоянных корреспондентов) | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
161. | Переписка о нарушении правил пересылки документов | 1 год | |
162. | Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности | 3 года | |
163. | Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов | До ликвидации организации | |
164. | Акты об уничтожении печатей и штампов | 3 года (1) | (1) При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков печатей, штампов - До ликвидации организации |
165. | Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера | 10 лет ЭПК (1) | (1) После замены новыми |
166. | Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа | 3 года (1) | (1) После истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором) |
167. | Расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа | 3 года (1) | (1) После прекращения трудовых отношений |
168. | Документы (заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления | 5 лет | |
169. | Отчеты, справки об объеме документооборота в организации | 1 год | |
170. | Дело фонда (исторические и тематические справки, договоры о передаче документов на постоянное хранение, акты проверки наличия и состояния документов, о технических ошибках, приема и передачи, выделения дел и документов к выделения дел и документов к уничтожению, об утрате и неисправимых повреждениях, обнаружении документов, акты рассекречивания и другие документы, отражающие работу с фондом) | Постоянно (1) (2) | (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации |
171. | Учетные документы (книги учета поступления и выбытия документов, списки фондов, листы фондов, паспорта архивов, сведения о составе и объеме дел и документов, реестры описей) архива | Постоянно (1) | (1) В государственные, муниципальные архивы передаются при ликвидации организации |
172. | Описи дел организации (1): | (1) Структурных подразделений - | |
а) постоянного хранения; | Постоянно (2) | 3 года после утверждения | |
б) по личному составу; | 50/75 лет (2) |
| |
в) временного (свыше 10 лет) хранения | 3 года (3) | несогласованные - До минования надобности | |
173. | Топографические указатели | 1 год (1) | (1) После замены новыми |
174. | Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске пользователей к архивным документам | 5 лет | |
175. | Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел, документов во временное пользование | 3 года (1) | (1) После возвращения документов. Для актов выдачи дел во временное пользование другим организациям - 5 лет |
176. | Документы (постановления, протоколы, акты, справки) выемки дел, документов | 3 года (1) | (1) После возвращения документов. При невозвращении - протоколы, акты включаются в дело фонда - Постоянно |
177. | Журналы, базы данных учёта выдачи архивных справок, копий, выписок из документов | 5 лет | |
178. | Копии архивных справок, выданных по запросам пользователей; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним | 5 лет ЭПК | |
179. | Договоры (соглашения) с архивными учреждениями, иными организациями о взаимодействии и сотрудничестве в сфере архивного дела и делопроизводства | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
180. | Договоры о сроках и условиях депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов | Постоянно | |
181. | Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела | 5 лет | |
182. | Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля: | (1) О ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не | |
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности; | Постоянно | связанных с основной (профильной) деятельностью - 5 лет | |
б) распорядительных документов по личному составу; | 50/75 лет ЭПК (1) | ||
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности; | 5 лет | ||
г) поступающих и отправляемых документов; | 5 лет | ||
д) исполнения документов; | 3 года | ||
е) обращений граждан; | 5 лет | ||
ж) телеграмм, телефонограмм; | 3 года | ||
з) фото-, фоно -, видеодокументов; | 3 года | ||
и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов; | 1 год | ||
к) использования съемных носителей информации | 5 лет | ||
183. | Документы (журналы, реестры, базы данных) учета: | (1) После уничтожения бланков | |
а) приема посетителей; | 3 года | (2) После возвращения всех дел | |
б) рассылки документов; | 1 год | ||
в) бланков строгой отчетности; | 3 года (1) | ||
г) копировальных работ; | 1 год | ||
д) выдачи дел во временное пользование; | 3 года (2) | ||
е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности; | 1 год | ||
ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа | 5 лет | ||
184. | Акты учета отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях | 3 года | |