Основанием для начала данной процедуры является принятие руководителем (заместителем руководителя) Управления решения о назначении пособия. Документы, принятые от заявителя либо от МФЦ, сведения, полученные в результате межведомственного и внутриведомственного взаимодействия, формируются в личное дело получателя пособия специалистом, ответственным за выполнение административного действия.
Лицевая сторона обложки личного дела должна содержать:
верхний правый угол - наименование Управления и вид пособия;
центральная часть - фамилия, имя, отчество получателя пособия;
нижняя часть - адрес получателя с указанием почтового индекса, N телефона (при его наличии).
Рекомендуемый формат личного дела - стандарт листа А4 (скоросшиватель) либо стандарт листа А5.
В личное дело последовательно подшиваются:
- решение о назначении пособия;
- заявление о назначении пособия;
- копия документа, удостоверяющего личность;
- копии документов, представленные для получения пособия, в порядке, перечисленном в п. 2.6.1 административного регламента.
Листы в деле должны быть пронумерованы.
Срок выполнения административной процедуры составляет до 10 минут на одно личное дело.
По завершении выплаты пособия, в личное дело получателя пособия специалист Управления формирует из базы данных автоматизированной системы информацию о фактически произведенной выплате. Закрытым считается личное дело получателя пособия в случае, если распоряжение о прекращении (произведении) выплаты скреплено подписью руководителя (заместителя руководителя) Управления, а также оттиском печати Управления.