12.1. После принятия помощником должностного лица, проводившего личный прием, решения о снятии поручения по рассмотрению обращения с контроля, он в течение 3 дней формирует дело в ЕСЭД, в котором собираются все материалы по рассмотрению обращения, поступившие ответы, принятые по ним решения, иная информация о результатах рассмотрения обращения, полученная от исполнителей.
Обращение считается рассмотренным, если дан письменный ответ по существу всех заданных заявителем вопросов.
Основанием для отказа в снятии поручения по рассмотрению обращения с контроля может являться:
- отсутствие ответа заявителю или подписи должностного лица Правительства области, проводившего личный прием, на ответе заявителю;
- отсутствие в деле материалов, подтверждающих выводы, данные в ответе заявителю;
- наличие незаполненных полей во вкладке "Решение" и отсутствие информации о рассмотрении обращения в РКО в ЕСЭД, разделе "Личный прием".
12.2. Начальник отдела по работе с обращениями или лицо, его замещающее, проверяет в ЕСЭД материалы дела по рассмотрению обращения (номер и дату ответа, результат, ответ в формате PDF) и завершает оформление дела в ЕСЭД и на бумажном носителе.
Дела по рассмотрению обращений формируются в соответствии с номенклатурой дел Правительства области.
Сформированные дела по рассмотрению обращений помещаются в файлы-накопители и располагаются в них в хронологическом порядке.
Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним, поступивших на личном приеме, обеспечивается отделом по работе с обращениями в архиве Правительства области в течение 5 лет.
По истечении сроков хранения в архиве Правительства области соответствующие дела по рассмотрению обращений в соответствии с заключением экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области уничтожаются в установленном порядке либо передаются на хранение в государственное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".
Тексты обращений и ответов на них в электронном виде хранятся в ЕСЭД, в разделе "Личный прием", в течение 5 лет.