8.1. Помощник должностного лица в течение 3 дней с момента получения от исполнителя документов в ЕСЭД формирует дело по рассмотрению обращения, в котором собираются все материалы по рассмотрению обращения, поступившие ответы, принятые по ним решения, иная информация о результатах рассмотрения обращения, полученная от исполнителей.
8.2. Сотрудник отдела по работе с обращениями, зарегистрировавший соответствующее обращение, проверяет в ЕСЭД материалы дела по рассмотрению обращения (номер и дату ответа, результат, ответ в формате PDF) и завершает оформление дела в ЕСЭД и на бумажном носителе.
Дела по рассмотрению обращений формируются в соответствии с номенклатурой дел Правительства области.
Дела по рассмотрению обращений, сформированные сотрудником отдела по работе с обращениями, помещаются в файлы-накопители и располагаются в них в хронологическом порядке.
Хранение дел по рассмотренным обращениям обеспечивается отделом по работе с обращениями в архиве Правительства области в течение 5 лет.
По истечении сроков хранения в архиве Правительства области дела по рассмотрению обращений в соответствии с заключением экспертно-проверочной методической комиссии управления по делам архивов Правительства Ярославской области уничтожаются в установленном порядке либо передаются на хранение в государственное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".
Тексты обращений и ответов на них в электронном виде хранятся в ЕСЭД в течение 5 лет.