Контроль исполнения распорядительных документов и поручений в Окружной администрации осуществляется в автоматизированном режиме с использованием системы автоматизации делопроизводства и СЭД "Дело", автоматизированной информационной системы "АдмСЭД", ЕСЭД.
Централизованному (с использованием автоматизированных систем контроля) контролю по срокам и качеству исполнения подлежат служебные документы и обращения граждан, поставленные на контроль главой и помеченные штампом "Контроль" и "Особый контроль".
Определение и отметка на распорядительном документе в целом и его отдельных пунктов (поручений), подлежащих контролю с использованием автоматизированной системы, возлагается на Отдел текущего контроля.
Документы, подлежащие контролю, поступают в структурные подразделения, как правило, в день их регистрации или подписания резолюции из отдела по работе с обращениями граждан. Контроль осуществляется как оперативными методами (выезды на место, использование средств оперативной связи, организация проверок, совещаний и т.д.), так и традиционными (представление исполнителем информации в виде справок, заключений и т.д.).
Структурные подразделения Окружной администрации, осуществляющие контрольно-аналитические функции, до истечения установленного срока исполнения, направляют исполнителям уведомления, перечень поручений, сроки которых истекают в предстоящий период.
Допускается запрос информации о ходе исполнения распорядительного документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего контроля.
Исполнители обязаны представить информацию об исполнении распорядительных документов, резолюций и поручений должностных лиц в контрольные структурные подразделения Окружной администрации не позднее следующего дня после окончания контрольного срока, за исключением документов с указанием конкретной даты исполнения.
Контролирующие структурные подразделения Окружной администрации после получения справки от исполнителя:
1) анализируют полученную информацию;
2) готовят проект резолюции главы и его заместителей, должностных лиц, имеющих право от имени главы давать поручения, о снятии с контроля поручения (в случае его исполнения), о продлении сроков исполнения (если есть веское обоснование), о принятии мер к исполнению (в случае несогласия с исполнителем).
На основании анализа письменной информации, и других официальных материалов, представляемых исполнителями, проведенных проверок, контрольно-аналитическими подразделениями Окружной администрации главе и заместителю главы - руководителю аппарата еженедельно предоставляется информация о ходе исполнения распорядительных документов главы, протоколов совещаний у главы, а также исполнения служебных документов и обращений граждан.