Организация совещания у главы возлагается на заместителей главы. Ответственные за подготовку совещания, не менее чем за 2 рабочих дня до планируемого совещания обеспечивают представление повестки с указанием докладчика, списка участников совещания; сводной информации по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости проекта распорядительного документа, согласованного с заинтересованными организациями (со справкой по имеющимся разногласиям).
На совещаниях, проводимых главой, необходимо личное присутствие руководителей департаментов, председателей комитетов, начальников управлений, отделов, глав административных территорий или лиц, официально их замещающих.
На совещаниях, проводимых заместителями главы, допускается присутствие заместителей руководителей или лиц, официально их замещающих.
Главы административных территорий приглашаются на совещания по согласованию с курирующим заместителем главы.
На совещаниях, проводимых должностными лицами Окружной администрации, допускается присутствие специалистов структурных подразделений.
Ответственные за подготовку совещания, не позднее чем за 5 дней до его проведения (кроме оперативных совещаний, проводимых по поручению главы) обеспечивают приглашение участников, а также оповещение их при отмене совещания или его переносе.