Подготовка и проведение мероприятий, связанных с визитами государственных и общественных деятелей международного и российского уровня, осуществляется в соответствии с Основными положениями государственного протокола в Республике Саха (Якутия), утвержденными распоряжениями Президента Республики Саха (Якутия) от 17.02.2010 N 82-РП, 16.02.2011 N 66-РП.
Отдел организационной работы Управления обеспечения деятельности Окружной администрации ежемесячно запрашивает у Департамента по связям с общественностью и взаимодействию со СМИ и Департамента внешних связей и реализации инвестиционных проектов планы визитов государственных и общественных деятелей международного и российского уровня, где указывается характер визита (официальный, рабочий и частный) и формат визита (состав протокольных и церемониальных мероприятий).
Для подготовки и проведения мероприятий, связанных с визитами государственных и общественных деятелей международного и российского уровня, по решению главы городского округа "город Якутск" создается организационный комитет.
Организационный комитет организует подготовку, согласование с представителями (передовыми и рабочими группами) прибывающих лиц и утверждение:
а) программы визита с указанием мест размещения, закрепления автотранспорта и ответственных лиц;
б) плана организационно-технического обеспечения подготовки и проведения визита;
в) раздаточных материалов;
д) сценария торжественных и протокольных мероприятий с участием руководства республики, города.
Организационный комитет обеспечивает представителям (передовым и рабочим группам) прибывающих лиц:
а) предоставление документов, регламентирующих церемониал встреч и проводов;
б) осмотр помещений по маршруту передвижения прибывающих лиц;
в) осмотр используемого транспорта, техники и оборудования.
Оповещение участников протокольных мероприятий о времени и месте их проведения осуществляется Отделом организационной работы Управления обеспечения деятельности Окружной администрации.