Требования к организации работы с документами определяются Инструкцией по делопроизводству Окружной администрации. Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При этом необходимо:
1) систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса;
2) группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;
3) подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверительной отметки лишает документ юридической силы);
4) включать годовые планы, отчеты в материалы того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления.
Количество листов в деле не должно превышать 250.
При формировании дел постоянного срока хранения необходима внутренняя опись документов.
Все оформленные дела хранятся в шкафах или на стеллажах. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются цифровые обозначения. Хранение дел в столах не допускается.
Выдача справок по хранящимся в делах документам и снятие копий с документов для сотрудников Окружной администрации и сторонних организаций, а также вынос архивных документов из здания Окружной администрации производится при наличии запроса руководителя структурного подразделения и разрешения руководителя аппарата или начальника Управления обеспечения деятельности или лиц, их замещающих.
В случае увольнения, ухода в отпуск сотрудник архива обязан все имеющиеся у него документы передать другому сотруднику по акту приема-передачи.