4.1. Делопроизводство в государственных органах, подразделениях ведется службой делопроизводства, а при ее отсутствии - гражданскими служащими, на которых соответствующие обязанности возложены приказом руководителя государственного органа, подразделения.
4.2. На службы делопроизводства государственных органов, подразделений (гражданских служащих, назначенных ответственными за ведение делопроизводства) возлагаются следующие функции:
прием, учет, регистрация в РСМЭД и распределение входящих документов;
передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
учет и регистрация исходящих документов в РСМЭД, проверка правильности оформления и их отправка;
контроль за прохождением документов;
подготовка руководителю информации об исполненных и находящихся на исполнении документах;
ввод в РСМЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у гражданских служащих;
перевод на бумажный носитель проектов правовых актов, служебных писем за подписью руководителя и предоставление их руководителю для собственноручного подписания;
контроль за своевременным направлением в дела исполненных документов;
разработка номенклатуры дел;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архив организации и государственный архив Приморского края;
прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи и электронной почты;