Для заказа гербовой печати, иных печатей и штампов руководителями отраслевых органов Администрации города на имя начальника управления делами Администрации города Курска представляются следующие документы:
заявка на изготовление гербовой печати, иных печатей и штампов с указанием их количества;
копии документов, подтверждающих государственную регистрацию в качестве юридического лица и постановку на учет в налоговом органе (для структурных органов, имеющих статус юридического лица);
образцы макетов оттисков гербовой печати, иных печатей и штампов с символикой муниципального образования - город Курск, разработанные с учетом ГОСТа Р 51511-2001.
При наличии всех документов начальник отдела хозяйственного обеспечения управления делами Администрации города Курска или по его поручению иное должностное лицо оформляет заказ на предприятие, специализирующееся на изготовлении печатей и штампов.
Готовую продукцию получают сотрудники хозяйственного отдела Администрации города и обеспечивают ее доставку по месту назначения в порядке, исключающем утрату либо повреждение печатей и штампов, и передают отраслевому органу Администрации города Курска.
Полученные печати и штампы незамедлительно регистрируются в журнале регистрации оттисков печатей и штампов. Регистрация осуществляется отраслевого, территориального органа Администрации города или иным уполномоченным лицом, ответственным за ведение журнала.
При регистрации печатей и штампов в обязательном порядке в журнале ставятся оттиски печатей и штампов, а также записываются следующие данные: порядковый номер печати или штампа; кому выданы - с указанием полного наименования структурного подразделения Администрации города, где будут храниться печати и штампы, должности, фамилии и инициалы ответственного лица; дата и расписка в получении; дата возврата печатей и штампов, расписка в их приеме; дата передачи на уничтожение, расписка лица, ответственного за хранение и использование печатей и штампов.
Листы журнала регистрация оттисков печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются гербовой печатью Администрации города. Вся документация по принятию заявок на изготовление печатей и штампов, их уничтожение подшивается в отдельное дело. Дело хранится в сейфе у начальника отдела документооборота контрольно-организационного управления Администрации города, исключающего доступ к нему посторонних лиц.
Журнал регистрации оттисков печатей и штампов и отдельное дело "Документы (заявки, служебные письма) на изготовление печатей и штампов, их уничтожение" включается в номенклатуру дел Администрации города Курска.