Техническое оформление (печатание) документов должно соответствовать правилам изготовления документов с помощью печатающих устройств.
Официальный характер издаваемых документов требует высокого качества их изготовления на печатающих устройствах, предусматривающего:
единый стиль оформления документа;
соблюдение установленных размеров полей;
четкий, ясный и однообразный оттиск знаков;
правильное размещение пробелов между знаками, буквами и цифрами;
правильное расположение заголовка, адресата, подписи, приложений;
одинаковые абзацные отступы; правильное оформление таблиц.
Документы изготавливаются при помощи средств электронно-вычислительной техники. Документы Администрации города Курска печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman размера N 12 - 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Документы, передаваемые для печати в машбюро, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, черного или фиолетового цвета. Не принимаются для печатания документы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии документов.
При подготовке документов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
К проектам документов, передаваемых в машбюро для переноса на бланки, должна быть приложена флэш-карта с записью текста документа.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.
Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1 - 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и A6 - через 1 межстрочный интервал.