Выполнение копировально-множительных работ Администрации города производится централизованно отделом делопроизводства, а также на копировальных аппаратах, установленных в других органах. Копированию и размножению подлежат только документы служебного характера.
В отделе делопроизводства копируются служебные документы по заказам сотрудников отраслевых органов Администрации города.
Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата A3.
Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями органов и согласовывается с начальником отдела делопроизводства.
Запрещается копирование корреспонденции с журналов и газет, рукописных листов и правленных рукой машинописных материалов, т.е. не имеющих окончательного документального оформления, а также документов с пометкой "Размножению не подлежит" или другими аналогичными записями.
Брошюровку размноженного документа осуществляет подразделение-заказчик.
Документы, находящиеся на временном хранении в отделе делопроизводства, а также материалы из архивных дел копируются с разрешения начальника отдела делопроизводства.
Сотрудники отдела делопроизводства, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинниками выдаются заказчику.
На копировальных аппаратах, установленных в отраслевых органах, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель отраслевого органа Администрации города, в котором установлен копировальный аппарат.