Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопроса и принятия решений заседаний, советов, комиссий, совещаний, конференций, собраний и иных мероприятий.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок и др.; материалы к обсуждению представляются отраслевыми органами Администрации города Курска и другими предприятиями, организациями, учреждениями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями отраслевых органов-исполнителей.
Запись во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников отраслевых органов Администрации города Курска, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее чем за 3 дня со дня совещания (заседания) и разослан исполнителям. Проект соответствующего протокола визируется отраслевым органом Администрации города Курска, ответственным за подготовку.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования". Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочный интервал и центрируется по отношению к ним.
Совещания у руководителей Администрации оформляются протоколами, которые должны быть представлены на подпись в течение трех суток, если председательствующим не был установлен другой срок. Ответственность за своевременную и качественную подготовку протоколов совещаний у главы Администрации и заместителей главы Администрации несут их помощники, которые также составляют списки на рассылку.
Подлинники протоколов регистрируются в пределах одного календарного года и хранятся у помощников главы Администрации и помощников заместителей главы Администрации.
Совещания у руководителей отраслевых органов также оформляются протоколами, которые в обязательном порядке регистрируются в соответствующих отраслевых органах.
Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид совещания (заседания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий;