В архивный отдел комитета организационной и кадровой работы (далее - архив) Администрации города передаются дела с исполненными документами постоянного хранения. Передача производится по описям дел, утвержденным ЭПК архивного управления Курской области и главой Администрации города Курска (управляющим делами).
Дела с исполненными документами постоянного хранения передаются в архив Администрации города после истечения пятилетнего срока их хранения и использования в отраслевом органе.
Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив Администрации города не подлежат. Они хранятся в отраслевых органах и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в архив Администрации осуществляется по графику, составленному архивом Администрации города, согласованному с руководителями отраслевых органов и утвержденному заместителем главы Администрации города Курска - управляющим делами.
В период подготовки дел отраслевыми органами к передаче в архив сотрудниками архивного отдела комитета организационной и кадровой работы Администрации города предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел отраслевого органа. Все выявленные в процессе проверки недостатки в формировании и оформлении дел работники отраслевых органов обязаны устранить.
Прием каждого дела производится специалистами архивного отдела комитета организационной и кадровой работы в присутствии работника отраслевого органа.
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принимающего и передающего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы, журналы, базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае ликвидации или реорганизации отраслевого органа Администрации города Курска лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного отраслевого органа, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел комитета организационной и кадровой работы независимо от сроков хранения. Передача производится по описям и акту приема-передачи.
Образцы оформления документов по подготовке и передаче дел в архив приведены в приложениях 13 - 18 к Инструкции.