Организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом делопроизводства, отделом по работе с обращениями граждан управления делами Администрации города Курска (далее - Отдел) в АСЭД.
Предложения, заявления и жалобы граждан (далее по тексту - обращения граждан), поступившие на имя главы Администрации города Курска и его заместителей, в том числе поступившие из других органов для рассмотрения по компетенции, регистрируются в Отделе в течение трех дней с даты поступления.
Обращениям, поступившим в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрационный номер может быть присвоен в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
Регистрационный номер и дата поступления обращения указываются в штампе, который проставляется на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения. Регистрационный номер состоит из буквенного индекса и порядкового номера (например: А-10, К-15, Кол-21). Буквенный индекс представляет собой начальную букву фамилии заявителя, на коллективных и анонимных обращениях проставляются соответственно буквы "Кол" и "Б/П".
Повторные обращения, а также обращения, содержащие дополнительные сведения к первично поданным обращениям, срок разрешения которых не истек, регистрируются под тем же номером, что и первоначально поступившие обращения.
Каждое обращение граждан заносится для регистрации в электронную базу данных, где заполняется карточка регистрации и направляется с обращением на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей между главой Администрации города Курска и его заместителями.
Карточки по обращениям, взятым на контроль, помещаются в картотеку по срокам исполнения.
Рассмотрение обращений, взятых на контроль, считается законченным только тогда, когда разрешены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю и, по запросу, в вышестоящие органы.
Отметка об исполнении заносится в регистрационную карточку и электронную базу данных.
Обращения граждан рассматриваются в Администрации города Курска в срок до 30 дней со дня их регистрации в Отделе. В отдельных случаях срок рассмотрения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на 30 дней, о чем исполнитель уведомляет заявителя (направляется промежуточное письмо).
Ответы на обращения граждан в адрес Администрации города Курска или на имя главы Администрации города Курска подписываются главой Администрации города Курска, заместителями главы Администрации города Курска в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами Администрации города Курска.
В ответе в Администрацию Курской области, государственные органы должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения.
В ответе заявителю обязательно указывается фамилия исполнителя и номер его телефона.
Списание материалов по обращению "В дело" производит должностное лицо, давшее поручение по рассмотрению обращения.