Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включение в состав Архивного фонда Курской области.
Экспертиза ценности документов в Администрации города Курска на стадии делопроизводства проводится:
при составлении номенклатуры дел;
в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
при подготовке дел к передаче в архив к уничтожению.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города Курска из числа наиболее квалифицированных работников отраслевых органов создается постоянно действующая ЭК, функции, права и организация работы которой определяются Положением об экспертной комиссии, утверждаемым распоряжением главы Администрации города, после согласования с ЭПК архивного управления Курской области.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в отраслевых органах осуществляется ежегодно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работников архивного отдела комитета организационной и кадровой работы Администрации города.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения дел для передачи в архивный отдел комитета организационной и кадровой работы Администрации; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности" для дальнейшего хранения в отраслевых органах и дел, не имеющих исторической и практической ценности, сроки хранения которых истекли, для последующего выделения их к уничтожению.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Описи дел, подготовленные отраслевыми органами, служат основой для подготовки сводных описей дел Администрации города Курска, которые готовит отдел делопроизводства управления делами Администрации города под непосредственным методическим руководством архивного отдела комитета организационной и кадровой работы Администрации города и по которым он сдает дела на государственное хранение в архивный отдел комитета организационной и кадровой работы Администрации города.
Описи дел отраслевых органов составляются по установленной форме и представляются в архивный отдел комитета организационной и кадровой работы Администрации города не позднее чем через 5 лет после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья дел отраслевого органа имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: