Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
4.3.1. Служебные письма органов Администрации города Курска готовятся:
как ответы о выполнении поручений Губернатора Курской области, Правительства Курской области, Главы города Курска, главы Администрации города Курска;
как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов Администрации города Курска;
как поручения и запросы, направляемые на предприятия, организации и учреждения, расположенные на территории города;
как инициативные письма.
4.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя органа Администрации города Курска.
В резолюции даются указания по исполнению документа.
В состав резолюций должны входить следующие элементы: инициалы имени, отчества и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
На документах, не требующих дополнительных указаний и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция вносится руководителем на самом документе (обычно в верхнем левом углу), карточке-поручении или на сопроводительном бланке установленного образца. На сопроводительном бланке дата и номер документа, к которому относится резолюция, пишется (печатается) в нижней части бланка в соответствии с расположением реквизитов. Дата резолюции ставится внизу под подписью.
4.3.3. Служебные письма оформляются на бланках Администрации города Курска с воспроизведением герба города, установленных образцовых форматов A4 и A5, а также на бланках органов Администрации города Курска.
Письма отраслевых, территориальных органов Администрации города Курска, адресованные другим отраслевым органам Администрации города Курска, допускается печатать не на бланках (на бумаге стандартных размеров).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине поля листа арабскими цифрами.