Поручением является указание по исполнению документа или осуществлению каких-либо мер в рамках реализуемых задач, адресуемое конкретному должностному лицу или группе должностных лиц.
Поручения главы Администрации города Курска оформляются по итогам совещаний при главе Администрации города.
Оформление протокола поручений главы Администрации города Курска осуществляют комитет организационной и кадровой работы, помощники главы Администрации города Курска, другие сотрудники по поручению главы Администрации города Курска.
Поручения могут быть оформлены в виде резолюции либо в другом виде, например, в форме таблицы.
В протоколе поручений указывается дата и наименование проводимого мероприятия, содержание поручения с указанием ответственных лиц и срока исполнения поручения.
Протокол оформляется в течение 3 дней после проведения мероприятия.
Протокол поручений согласуется с заместителем главы Администрации города Курска и представляется на подпись главе Администрации города Курска.
Поручения ставятся на контроль помощниками главы Администрации города, специалистами приемных соответствующих руководящих должностных лиц, отраслевых и территориальных органов Администрации города Курска.
После подписания поручений их копии в обязательном порядке рассылаются должностным лицам, указанным в поручении.
В необходимых случаях поручения могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в поручении. Если поручение направляется более чем в четыре адреса, то к нему прилагается список рассылки, подготовленный и подписанный исполнителем. В необходимых случаях исполнитель прикладывает почтовые адреса адресатов.
Подписанное поручение вместе с документами и необходимым количеством копий передается в отдел делопроизводства для последующей рассылки.
Организациям и должностным лицам рассылаются, как правило, копии поручений и документов, по которым оно дано. Подлинник поручения главы Администрации (заместителя главы Администрации), на котором проставлена отметка об отправке его копий адресатам, и соответствующие документы остаются в комитете организационной и кадровой работы.
Сведения об оформленных поручениях и ходе их исполнения фиксируются специалистом, ответственным за ведение делопроизводства в отраслевом органе, в соответствующие контрольные журналы, карточки.
Комитет организационной и кадровой работы систематически готовит информацию о ходе выполнения поручений главы Администрации города Курска, данных на совещаниях при главе Администрации города, в которой указываются общее количество данных поручений, количество выполненных и находящихся в стадии выполнения поручений, число поручений, сроки исполнения по которым истекли, и выполненных с нарушением сроков.