Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела формируются в отраслевых органах.
Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства лицам, ответственным за ведение делопроизводства в отраслевых органах, для формирования их в дела.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется ответственным за делопроизводство.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики и копии;
по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров.
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической последовательности.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Все документы отчетного и информационного характера, например, по исполнению акта главы Администрации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.