С момента заведения и до передачи в архивный отдел комитета организационной и кадровой работы Администрации дела хранятся по месту их формирования.
Руководители отраслевых органов и сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные делопроизводством дела постоянного срока хранения хранятся по месту их формирования в течение 5 лет, а затем по описи сдаются в архив.
Выдача дел из муниципального архива другим органам производится по запросу с разрешения начальника отдела. Выдача дел сотрудникам отраслевых органов для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. В ней указываются структурный орган, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам отраслевых органов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы Администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.