Электронное сообщение - это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.
Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя, и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@", например:
gorod(a)@kurskadmin.ru.
Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объективный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.
Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.
Документы, полученные по электронной почте, до внедрения системы электронной подписи не могут быть использованы в качестве юридически значимого доказательства. Это необходимо учитывать при выборе целесообразного способа отправки документов и работе с полученными по электронной почте документами.
По электронной почте передается компьютерный файл, содержащий образ документа. Этот файл должен быть специально подготовлен для отправки документа, а принятый файл должен быть размещен в памяти компьютера в доступном для адресата месте или распечатан.
Есть официальный электронный адрес Администрации города Курска. Подразделения Администрации могут иметь свои электронные адреса.
Прием документов, адресованных на официальный электронный адрес Администрации города Курска, производится отделом делопроизводства два раза в течение рабочего дня: до 10 часов и до 17 часов. Производится фильтрация полученных файлов с целью выделения официальных документов. Официальные документы распечатываются и регистрируются отделом делопроизводства. Принятые файлы, содержащие образы документов, хранятся в отделе делопроизводства до конца года, следующего за годом получения документа, и могут быть предоставлены исполнителям документов по их запросам.
Файлы, содержащие образы документов, адресованные на электронные адреса органов Администрации города Курска и индивидуальные электронные адреса сотрудников, размещаются в компьютерной памяти в доступном для адресата месте. Адресат должен или ознакомиться с содержанием документа на экране монитора своего компьютера, или распечатать документ самостоятельно. В органах Администрации города Курска, имеющих свои электронные адреса, должны быть назначены сотрудники, ответственные за прием электронной почты.
Отправка документов по электронной почте органами Администрации города Курска, имеющими свои электронные адреса, производится самостоятельно. Остальная электронная почта отправляется отделом делопроизводства.
Для отправки документа по электронной почте отделом делопроизводства исполнителем документа он должен быть оформлен на бумаге в полном соответствии с обычными правилами оформления и снабжен подписью ответственного должностного лица. Кроме того, исполнителем документа должен быть подготовлен файл, содержащий образ документа, а на нижнем поле первого листа документа должно быть указано имя и место размещения этого файла, доступное для сотрудника отдела делопроизводства, производящего отправку электронной почты.
Документ в бумажной форме сдается сотруднику отдела делопроизводства, производящему отправку электронной почты. После проверки соответствия файла бумажной форме и определенности электронного адреса для отправки сотрудник отдела делопроизводства делает за своей подписью отметку на нижнем поле первого листа документа о приеме к отправке с указанием даты и времени приема и возвращает документ исполнителю.
Контроль доставки (при необходимости) возлагается на исполнителя документа.