В исключительных случаях рекомендуется использовать телефонограммы для оперативного решения вопросов.
Текст телефонограммы не должен быть логически сложным, содержать трудно выговариваемые слова и превышать 50 слов.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Передача адресатам телефонограмм после регистрации (запись в журнале) за подписью главы Администрации города, его заместителей или руководителей отраслевых, территориальных органов Администрации города осуществляется специалистами приемных главы Администрации, заместителей главы Администрации, специалистами отраслевых и территориальных органов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем или ответственным исполнителем и регистрируется в структурном подразделении, ответственном за ее передачу. После передачи текста телефонограмма хранится в том же структурном подразделении до истечения предельных сроков хранения в соответствии с номенклатурой дел.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Телефонограмма записывается в журнал регистрации, включающий следующие сведения:
исходящий номер и дата телефонограммы;
текст телефонограммы и должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма;
должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;
должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму.