1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Курска (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом города Курска, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан в Администрации города Курска, отраслевых и территориальных органах Администрации города Курска.
1.2. Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Администрации города Курска и общие требования по организации документооборота, созданию и оформлению документов, обеспечению контроля исполнения документов и подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, системы электронного документооборота.
На рабочих местах, подключенных к единой автоматизированной системе электронного документооборота (далее - ЕАСЭД), строго запрещается устанавливать (размещать) компьютерные игры и неслужебную информацию.
1.4. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется данной Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с указанной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.
1.5. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на отдел делопроизводства управления делами Администрации города Курска (далее - отдел делопроизводства).
1.6. В Администрации города Курска устанавливается следующая система делопроизводства, по которой:
в отделе делопроизводства управления делами осуществляется оформление, регистрация и рассылка правовых актов Администрации города Курска, прием всех документов, поступающих в Администрацию города Курска, регистрация документов, адресованных главе Администрации города Курска, обращений, поступивших на сайт Администрации города Курска, рассмотрение документов и направление их исполнителям по принадлежности вопросов, контроль сроков исполнения документов, отправка исходящих документов, информационно-справочная работа по прохождению документов, техническое оформление (печатание, ксерокопирование) документов и их хранение. Регистрация документов, адресованных первому заместителю, заместителям главы Администрации города Курска, осуществляется в соответствующих приемных;
в организационном отделе комитета организационной и кадровой работы осуществляется регистрация документов из органов государственной власти, обращений, запросов депутатов всех уровней, письменных поручений главы Администрации города Курска и поручений, содержащихся в протоколах заседаний и совещаний при главе Администрации города Курска;
в отделе по работе с обращениями граждан управления делами осуществляется делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;
в административно-правовом управлении ведется работа по проведению юридической экспертизы проектов правовых актов и учету судебных дел;
в отраслевых и территориальных органах Администрации города Курска осуществляется регистрация, рассмотрение, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно в отраслевые, территориальные органы Администрации.
1.7. Сотрудники Администрации города Курска и сотрудники территориальных и отраслевых органов Администрации города Курска несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководителей отраслевых, территориальных органов Администрации. В случае утраты документов немедленно докладывается руководителю отраслевого, территориального органа Администрации, начальнику управления делами, заместителю главы Администрации города Курска, курирующему данное направление работы. Составляется акт об утере документа.
1.8. Выдача копий ранее принятых правовых актов Администрации города Курска осуществляется сотрудниками отдела делопроизводства с разрешения начальника управления делами.