Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации города Курска, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для распределения и группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основной для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом города Курска, организационной структурой Администрации города Курска, положениями об органах Администрации города Курска, штатным расписанием, "Основными правилами работы архивов организаций" (М., 2002), "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2002), ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, настоящей Инструкцией, а также изучать документы, образующиеся в Администрации, их виды, состав и содержание, на основании которых в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения.
В Администрации города Курска присваиваются индексы дел отраслевым и территориальным органам Администрации города Курска и составляется сводная номенклатура дел Администрации города Курска.
7.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации города Курска составляется отделом делопроизводства управления делами Администрации города на основе номенклатур дел органов Администрации города.
Сводная номенклатура дел Администрации города Курска подписывается исполнителем, согласовывается с экспертной комиссией Администрации города Курска, экспертно-проверочной комиссией архивного управления Курской области (далее - ЭПК), если представляется впервые или вследствие значительных изменений структуры и функций Администрации. Номенклатура, составленная в новой редакции вследствие ее уточнения ежегодно и после 5 лет, согласовывается с начальником архивного отдела комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска.
Номенклатура дел отраслевого, территориального органа составляется не позднее 15 декабря текущего года.
Вновь созданный орган Администрации города обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на рассмотрение в архивный отдел комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска.
Номенклатура дел отраслевого, территориального органа составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архивного отдела комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска, согласовывается ЭПК архивного управления Курской области (если представлена впервые) или начальником архивного отдела комитета организационной и кадровой работы Администрации города Курска, подписывается начальником отраслевого, территориального органа.
После утверждения сводной номенклатуры дел отраслевые органы получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры отдела делопроизводства управления делами.
Второй передается в архивный отдел комитета организационной и кадровой работы Администрации города.
Третий - используется отделом в качестве рабочего.
Четвертый - в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в отраслевые органы Администрации города для заведения по ним дел.