ГУБЕРНАТОР ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 12 ноября 2019 года N 110-р


Об утверждении Порядка работы со служебными документами, обращениями и запросами граждан в Правительстве Ивановской области

(с изменениями на 20 июля 2020 года)

(в ред. Распоряжения Губернатора Ивановской области от 20.07.2020 N 57-р)

В целях упорядочения работы со служебными документами, обращениями и запросами граждан в Правительстве Ивановской области:

1. Утвердить Порядок работы со служебными документами, обращениями и запросами граждан в Правительстве Ивановской области (далее - Порядок) (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Ивановской области организовать ознакомление с Порядком сотрудников и обеспечить его исполнение.

Губернатор Ивановской области
С.С.ВОСКРЕСЕНСКИЙ

Приложение
к распоряжению
Губернатора
Ивановской области
от 12.11.2019 N 110-р

ПОРЯДОК РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, ОБРАЩЕНИЯМИ И ЗАПРОСАМИ ГРАЖДАН В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

(в ред. Распоряжения Губернатора Ивановской области от 20.07.2020 N 57-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок регулирует вопросы организации в Правительстве Ивановской области (далее - Правительство):

приема и первичной обработки входящей корреспонденции;

регистрации и распределения входящей, внутренней и исходящей корреспонденции;

рассмотрения документов на имя Губернатора Ивановской области (далее - Губернатор) и доведения поручений до исполнителей;

осуществления контроля исполнения поручений Губернатора;

работы с документами в структурных подразделениях;

формирования отчетности об исполнении поручений (документов);

копировально-множительных работ;

формирования дел, их хранения и уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения;

работы с обращениями и запросами граждан.

1.2. В настоящем Порядке используются следующие понятия и сокращения:

адресант - лицо или организация, адресующие служебную корреспонденцию;

адресат - лицо или организация, которым адресована служебная корреспонденция;

внешний контроль - контроль по документу, полученному от внешней организации (гражданина), осуществляемый на основе предлагаемых внешней организацией сроков исполнения документа либо сроков, установленных законодательством Российской Федерации;

внутренний документ - документ, не выходящий за пределы системы электронного документооборота (далее - СЭДО);

входящий документ - документ, поступивший в Правительство из организаций, не являющихся участниками СЭДО;

дата регистрации - дата внесения информации по документу в СЭДО с присвоением регистрационного номера;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание документов и организацию работы с ними;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, сдачи в дело;

доменная учетная запись - учетная запись, созданная на локальном компьютере для каждого пользователя в СЭДО;

ЕСЭД - единый канал электронного взаимодействия между Правительством, Главным управлением Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Ивановской области, территориальным фондом обязательного медицинского страхования Ивановской области, органами местного самоуправления муниципальных образований Ивановской области;

ИОГВ - исполнительный орган государственной власти Ивановской области;

исполнитель - сотрудник аппарата Правительства, осуществляющий исполнение поручения;

исходящий документ - документ, созданный в Правительстве и отправляемый за его пределы в другие организации или физическим лицам;

карточка задания - регистрационная карточка задания, сформированного в СЭДО при утверждении резолюции (инициативного поручения), а также при направлении документа на рассмотрение или согласование;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию и внешние признаки подлинного документа, не имеющий юридической силы;

МЭДО - федеральный канал электронного взаимодействия, предназначенный для организации взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

обращения и запросы граждан - термины используются в соответствии с определениями, содержащимися в Федеральном законе от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ) и Федеральном законе от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (далее - Федеральный закон N 8-ФЗ);

опись документа - перечень, который подтверждает передачу документа в определенном количестве и составе;

отдел делопроизводства - отдел делопроизводства и документационного обеспечения управления документационного обеспечения Правительства (далее - УДО);

отдел контроля - отдел контроля за выполнением поручений Губернатора УДО;

отдел по работе с обращениями граждан - отдел по работе с обращениями граждан УДО;

пользователь СЭДО - сотрудник аппарата Правительства, использующий СЭДО в рамках исполнения своих должностных обязанностей;

помощник руководителя, ответственный за делопроизводство, - сотрудник аппарата Правительства, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении или выполняющий функции помощника руководителя и уполномоченный выполнять в СЭДО функции, связанные с предварительным рассмотрением заданий, направленных на имя руководителя, и подготовкой проектов резолюций;

приглашение - предложение принять участие в мероприятии;

регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

регистрация документа - присвоение регистратором документу постоянного регистрационного номера с внесением в установленном порядке сведений о документе в СЭДО;

резолюция - фиксация информации о поручениях по документу (включает сведения об авторе, исполнителе, содержании поручения, сроках исполнения, контроле);

РКК - регистрационная карточка документа - представленный в виде единого учетного объекта набор обязательных сведений о документе, используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО;

руководитель аппарата - заместитель Председателя Правительства - руководитель аппарата Правительства;

руководитель секретариата Губернатора - заместитель руководителя аппарата Правительства - руководитель секретариата Губернатора;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности Правительства;

сотрудник отдела делопроизводства, ответственный за регистрацию корреспонденции, - сотрудник отдела делопроизводства, на которого возложены функции по регистрации документов Правительства;

структурное подразделение - официально выделенная часть учреждения, отвечающая за выполнение возложенных задач (управление, отдел, сектор);

УКК - управление координации Комплекса областного управления;

уполномоченный сотрудник отдела делопроизводства - начальник отдела делопроизводства;

управление протокола - управление протокола Правительства;

участники СЭДО - организации, заключившие соглашение о взаимодействии по делопроизводству в СЭДО;

централизованный контроль - контроль исполнения поручений Губернатора, осуществляемый сотрудниками УДО;