3.1.1. Основанием для начала административной процедуры приема и регистрации запроса с прилагаемыми документами является обращение заявителя лично в архивный отдел или МФЦ либо поступление запроса с прилагаемыми документами по почте, по электронной почте или в электронной форме посредством Единого портала либо Регионального портала в архивный отдел.
(в ред. постановления Администрации города Смоленска от 27.06.2022 N 1869-адм)
3.1.2. Сотрудник архивного отдела или работник МФЦ регистрирует запрос (присваивает входящий номер), проверяет правильность оформления запроса и документы, которые к нему предъявляются или прилагаются, при личном обращении заявителя передает ему копию запроса с отметкой о регистрации. Срок выполнения указанных в пункте 3.1.2 настоящего подраздела административных действий не должен превышать 15 минут.
3.1.3. При отсутствии в запросе необходимых сведений и документов, указанных в пунктах 2.6.1, 2.6.2, 2.6.5 подраздела 2.6 раздела 2 Административного регламента, заявителю дается устная консультация при личном обращении или направляется информационное письмо, если запрос поступил заочно (посредством почтовой или электронной связи), с разъяснением того, какие сведения необходимо указать в запросе и какие документы к нему предъявляются или прилагаются.
3.1.4. Сотрудник архивного отдела или работник МФЦ регистрирует запрос в установленном порядке в журнале регистрации запросов.
3.1.5. Максимальный срок выполнения административной процедуры, предусмотренной настоящим подразделом, не должен превышать 1 рабочего дня.
3.1.6. Процедура приема и регистрации документов в МФЦ осуществляется в соответствии с требованиями регламента деятельности работников МФЦ, утвержденного приказом директора МФЦ. МФЦ обеспечивает передачу комплекта документов заявителя в архивный отдел в установленном порядке, предусмотренном соответствующим соглашением о взаимодействии.