6.1. Каждое письменное обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, формируются в Дело в следующей последовательности:
письменное обращение, приложения к нему (при их наличии);
регистрационная карточка;
копии уведомлений гражданину;
материалы проверки по письменному обращению;
копия ответа гражданину с датой и номером регистрации.
6.2. Формирование дела осуществляется помощником директора Департамента финансов - заместителя Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
6.3. Хранение материалов дел по письменным обращениям граждан осуществляется в электронной форме. Дела располагаются в хронологическом порядке по регистрационным номерам.