Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Правительства Ростовской области.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
13.1. Составление номенклатуры дел.
13.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Ростовской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию, индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Номенклатура дел разрабатывается с учетом требований нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее - перечни).
В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Правительства Ростовской области и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях - копии документов (если копия - единственный экземпляр документа или если она необходима для организации деятельности подразделения).
Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе (в графе "Примечания" делается отметка "ЭД").
13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве Ростовской области, их виды, состав и содержание.
13.1.3. В Правительстве Ростовской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 33) и сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (приложение N 34).
13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника архива Правительства Ростовской области, согласовывается с управлением документационного обеспечения, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление документационного обеспечения.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление документационного обеспечения.
13.1.5. Сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (далее - сводная номенклатура дел) составляется управлением документационного обеспечения с участием работника Государственного архива Ростовской области на основе номенклатур дел структурных подразделений.