5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота "Дело".
Электронные документы являются официальными документами Правительства Ростовской области. Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
Документооборот в Правительстве Ростовской области осуществляется в электронном виде по системе "Дело". Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.
5.1.2. Для подтверждения подлинности электронных документов, направляемых в другие органы исполнительной власти и организации, в Правительстве Ростовской области используется электронная подпись должностного лица, подписавшего документ.
5.2. Документы, поступающие в Правительство Ростовской области на бумажном носителе, включаются в систему "Дело" после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в систему "Дело" возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронной копии документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронной копии подлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника, выполняющего данную процедуру. При включении документа в систему "Дело" формируется регистрационная карта, посредством которой обеспечивается поиск, доступ к документу, его контроль, хранение и использование.
5.3. Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты. Электронная почта - одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Правительства Ростовской области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.
Отправляемый посредством электронной почты электронный документ (электронная копия документа) должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
Разрешение на передачу документа по электронной почте дает руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.
Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за компьютер, имеющий выход к электронной почте. Контроль за использованием компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Запрещается передавать по электронной почте сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой "Для служебного пользования".
Электронные сообщения, поступившие в Правительство Ростовской области, адресованные Губернатору Ростовской области, его заместителям (в том числе первым) и имеющие соответствующие реквизиты письма, регистрируются в системе "Дело".
Дальнейшая работа с электронным сообщением организуется в соответствии с правилами работы с входящими документами.