В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
адресат (или получатель) - физическое лицо, должностное лицо или организация, которым адресовано почтовое отправление (письмо, телеграмма и тому подобное);
бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
входящие документы - документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти Ростовской области, обладающих статусом юридического лица, а также входящая внутренняя корреспонденция;
гербовый бланк - бумажный бланк документа с воспроизведением герба Ростовской области, изготавливаемый типографским способом и являющийся документом строгой отчетности;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
дело - отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти, помещенных в отдельную обложку;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия документа - точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить действия по заверению копий;
информация - сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;