12.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется в отделе делопроизводства с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции.
При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным системы "Дело".
12.2. За единицу учета объема документооборота принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа, например, второй экземпляр исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печатании и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.
Учет объема документооборота может проводиться в Правительстве Ростовской области в целом или в его структурных подразделениях.
Объем документов по срокам хранения в конце года можно подсчитать в итоговой записи к сводной номенклатуре дел и номенклатурах структурных подразделений.