Специфика архивной отрасли состоит в многопрофильности ее информационных ресурсов, призванных удовлетворять социальные, правовые, научные, культурные и иные потребности граждан, органов власти и организаций.
Сфера действия Подпрограммы 3 - обеспечение функционирования государственных и муниципальных архивов, расположенных на территории Республики Крым, в части архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Крым.
Основной объект Подпрограммы 3 - Архивный фонд Республики Крым, являющийся неотъемлемой частью Архивного фонда Российской Федерации, а также другие архивные документы, к которым относятся документы по личному составу. Значимость данного информационного ресурса, необходимость сохранения и развития потенциальных возможностей его применения в интересах граждан, общества и государства неоспорима, что отражено в Конституции Российской Федерации, федеральных законах от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и др.
Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы являются специфическим видом имущества, которое не отражается в балансе архивов и согласно Федеральному закону от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" не подлежит приватизации и уничтожению.
В период за 2014 - 2018 годы принято в государственные архивы 120262 единицы хранения (40% от базового количества, определенного к приему) и муниципальные архивные учреждения - 241611 единиц хранения (60% от базового количества, определенного к приему в результате пересчета). В этом числе - документы по истории Российского государства до 1917 года, республиканских (Крымская АССР) и областных (Крымская область) органов государственной власти советского периода, по истории Автономной Республики Крым в составе Украины и др. В дальнейшем необходимо принять на государственное хранение еще порядка 400000 единиц хранения советского и украинского периодов.
В результате по запросам физических и юридических лиц государственными архивами и муниципальными архивными учреждениями исполнено 532784 социально-правовых и тематических запросов в рамках оказания государственных и муниципальных услуг. Социальный статус заявителей: рабочие, служащие, пенсионеры. Количество обращений ежегодно увеличивается на 34%.
Оценка обеспеченности программных мероприятий в соответствии с поставленными целями:
1. Повышение безопасности хранения архивных документов как части историко-культурного достояния и информационных ресурсов Республики Крым.
В соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 (далее - Правила), основополагающим в деятельности архивного учреждения является проведение мероприятий, способствующих созданию оптимальных условий для обеспечения сохранности документов, соответствующих нормативным требованиям. К ним относятся: реконструкция и ремонт зданий архивов, соблюдение противопожарного, светового, температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов в архивохранилищах, биологическая защита документов, обеспечение пропускного режима в здания архивов и хранилища; упорядоченное размещение документов в первичных средствах хранения, проведение работ по ремонту материальной основы документов, их регулярная проверка наличия и физического состояния. Отклонение от нормативных требований ведет к частичной или полной безвозвратной утрате комплекса ретроспективной информации, является нарушением законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела.
По состоянию на 1 января 2019 года государственные и муниципальные архивы, расположенные на территории Республики Крым, обеспечивающие хранение порядка 2 млн единиц хранения, все еще обладают ограниченным рядом необходимых современных технических средств и систем для создания и поддержания оптимальных и безопасных условий хранения документов.
Ресурс материально-технической базы Государственного казенного учреждения Республики Крым "Государственный архив Республики Крым" (далее - Госархив), расположенного в 2 специализированных зданиях (по адресам: ул. Кечкеметская, 3, ул. Павленко, 1а), введенных в эксплуатацию в 1975 - 1976 годах, планируется восстановить в ходе капитального ремонта, предусмотренного Подпрограммой 3 в 2018 - 2021 годах. Капитальному ремонту подлежат кровли зданий, помещения архивохранилищ, административные и рабочие помещения, полной замене - лифтовое хозяйство, системы электроснабжения, кондиционирования воздуха, пожаротушения, охранно-пожарной сигнализации и др.
Государственное казенное учреждение Республики Крым "Государственный архив Республики Крым по личному составу" (далее - Госархив по личному составу), начавший функционировать в 2015 году, размещен в приспособленном здании по ул. Шалфейная, 1, нуждающемся в расширении и специальном оснащении в соответствии с нормативными требованиями, так как его архивохранилища полностью заполнены. С 2015 года на хранение в указанный архив приняты более 77 тысяч единиц хранения, по которым ежегодно исполняется уже более 12 тысяч запросов граждан социально-правового характера. Также необходимо осуществить капитальный ремонт и приспособление здания, переданного в оперативное управление в 2017 году Госархиву по личному составу (по адресу: г. Симферополь, ул. Мальченко, 15), в соответствие с нормативными требованиями.
Обеспечение сохранности и безопасности архивных документов осуществляется также за счет технологических приемов работы с ними.
В 2012 году остановилась работа по созданию страхового фонда и фонда пользования архивными документами из-за выхода из строя аппарата микрофильмирования. Госархивом приобретен современный аппарат микрофильмирования. Проведение микрофильмирования уникальных и особо ценных документов предусмотрено в мероприятиях Подпрограммы 3.