3.2. Прием и регистрация официальных документов, поступивших в отдел ЗАГС министерства для предоставления государственной услуги, или отказ в приеме официальных документов
3.2.1. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в отдел ЗАГС министерства официальных документов для предоставления государственной услуги.
Датой поступления документов является дата их регистрации в отделе ЗАГС министерства.
3.2.2. Прием и регистрацию официальных документов осуществляет специалист, уполномоченный на проставление апостиля. При этом официальные документы и заявление о проставлении апостиля, поступившие почтовой связью или доставленные курьерской службой доставки, предварительно регистрируются специалистом, осуществляющим регистрацию входящей корреспонденции.
3.2.3. Специалист, уполномоченный на проставление апостиля, при поступлении документа устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных подразделом 2.9 настоящего Административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты на каждый документ.
3.2.4. В случае установления оснований для отказа в приеме официальных документов, предусмотренных подразделом 2.9 настоящего Административного регламента, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, незамедлительно сообщает уполномоченному должностному лицу об установлении оснований для отказа в приеме документов.
Уполномоченное должностное лицо рассматривает основания для отказа в приеме официальных документов, установленные специалистом, уполномоченным на проставление апостиля.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты.
3.2.5. В случае принятия уполномоченным должностным лицом решения об отказе в приеме официальных документов специалист, уполномоченный на проставление апостиля, в устной форме разъясняет заявителю основания для отказа в приеме официальных документов, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов и возвращает заявителю представленные документы.
3.2.6. По требованию заявителя специалист, уполномоченный на проставление апостиля, готовит проект письма заявителю об отказе в приеме документов (при этом заявитель указывает способ получения им такого письма - на руки или почтовой связью).
В проекте письма специалист, уполномоченный на проставление апостиля, излагает установленные основания для отказа в приеме официальных документов, разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие приему документов (если такие обстоятельства устранимы), информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме официальных документов.
Подготовленный проект письма с приложением официальных документов, представленных заявителем, специалист, уполномоченный на проставление апостиля, представляет на подпись уполномоченному должностному лицу.
Уполномоченное должностное лицо подписывает письмо об отказе в приеме официальных документов и передает специалисту, уполномоченному на проставление апостиля.
Срок подготовки письма заявителю об отказе в приеме официального документа не должен превышать 1 рабочего дня со дня представления документа.