3.2.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является поступление в Комитет от Заявителя заявления по форме согласно приложению N 1 к Административному регламенту.
Заявление может быть направлено Заявителем по почте либо предоставлено лично.
При поступлении заявления по почте муниципальный служащий Комитета, ответственный за делопроизводство (в том числе прием и обработку почтовой корреспонденции), проверяет адрес почтового отправления и целостность упаковки. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту невскрытыми.
Конверт вскрывается с целью проверки наличия в нем документов и прикрепляется к тексту обращения.
На заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось указанного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, муниципальный служащий Комитета, ответственный за делопроизводство, составляет акт о фактическом вложении документов в двух экземплярах. Один экземпляр указанного акта хранится в Комитете, другой высылается Заявителю.
При поступлении обращения в канцелярию Комитета (либо путем доставки обращения Заявителем) муниципальный служащий Комитета, ответственный за делопроизводство, осуществляет первичную проверку документов на соответствие требованиям действующего законодательства и настоящего Административного регламента в присутствии Заявителя.
При отсутствии у Заявителя при личном обращении заявления или неправильном его оформлении муниципальный служащий Комитета, ответственный за делопроизводство, оказывает Заявителю помощь в написании заявления.
При установлении в ходе личного приема заявления фактов отсутствия документов, обязанность по предоставлению которых возложена на Заявителя, необходимых для предоставления муниципальной услуги, или несоответствия предоставленных документов требованиям Административного регламента, муниципальный служащий Комитета, ответственный за делопроизводство, уведомляет Заявителя о наличии препятствий для предоставления муниципальной услуги, объясняет ему содержание выявленных недостатков в предоставленных документах, предлагает принять меры по их устранению.
При желании Заявителя устранить недостатки, прервав процедуру подачи документов для предоставления муниципальной услуги, муниципальный служащий Комитета, ответственный за делопроизводство, возвращает Заявителю заявление и предоставленные им документы, обязанность по предоставлению которых возложена на Заявителя.
Если при установлении фактов отсутствия документов, обязанность по предоставлению которых возложена на Заявителя, необходимых для предоставления муниципальной услуги, или несоответствия предоставленных документов требованиям Административного регламента Заявитель настаивает на приеме заявления и документов для предоставления муниципальной услуги, муниципальный служащий Комитета, ответственный за делопроизводство, принимает от него заявление вместе с предоставленными документами, указывает в заявлении на выявленные недостатки и (или) на факт отсутствия необходимых документов.
3.2.2. Все поступившие заявления подлежат учету в соответствии с правилами регистрации входящей корреспонденции: проставляется номер входящей корреспонденции, данные о поступившем документе вносятся в базу данных автоматизированной системы электронного документооборота Комитета.
Максимальный срок выполнения административной процедуры - один рабочий день с даты поступления заявления.
3.2.3. При личном обращении Заявителя в отдел предоставления жилья Комитета (далее - Отдел) муниципальный служащий Комитета, ответственный за предоставление муниципальной услуги, сличает предоставленные экземпляры оригиналов и копий документов, обязанность по предоставлению которых возложена на Заявителя, друг с другом. Если предоставленные копии документов нотариально не заверены, муниципальный служащий сличает копии документов с их подлинными экземплярами, выполняет на них надпись об их соответствии подлинным экземплярам, заверяет своей подписью с указанием фамилии и инициалов и передает заявление с предоставленными документами муниципальному служащему Комитета, ответственному за делопроизводство, для регистрации.